Rangkuman Manajemen proyek

A GUIDE TO THE PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE

PMI Standards Committee

William R. Duncan, Director of Standards

Project Management Institute

Four Campus Boulevard

Newtown Square, PA 19073-3299 USA

Manajemen komunikasi proyek

Manajemen Komunikasi Proyek mencakup proses yang diperlukan untuk memastikan pengumpulan, penyebaran, penyebaran, penyimpanan, dan disposisi akhir dari informasi proyek tepat waktu dan sesuai.

Ini memberikan tautan penting di antara orang-orang, gagasan, dan informasi yang diperlukan untuk sukses.

Setiap orang yang terlibat dalam proyek harus siap untuk mengirim dan menerima komunikasi dalam "bahasa" proyek dan harus memahami bagaimana komunikasi yang mereka terlibat sebagai individu mempengaruhi proyek secara keseluruhan.

Gambaran umum tentang proses utama berikut:

·        Perencanaan Komunikasi — menentukan informasi dan kebutuhan komunikasi para pemangku kepentingan: siapa yang butuh informasi apa, kapan mereka akan membutuhkannya, dan bagaimana informasi itu akan diberikan kepada mereka.

·        Distribusi Informasi — membuat informasi yang dibutuhkan tersedia untuk mempromosikan pemangku kepentingan secara tepat waktu.

·        Pelaporan Kinerja — mengumpulkan dan menyebarluaskan informasi kinerja. Ini termasuk pelaporan status, pengukuran kemajuan, dan perkiraan.

·        Administrasi Penutupan-menghasilkan, mengumpulkan, dan menyebarluaskan informasi untuk memformalkan fase atau penyelesaian proyek.

Keterampilan manajemen umum

Keterampilan manajemen umum berkomunikasi terkait dengan, tetapi tidak sama dengan, manajemen komunikasi proyek. Komunikasi adalah subjek yang lebih luas dan melibatkan pengetahuan substansial yang tidak unik untuk konteks proyek. Sebagai contoh:

• Model penerima-penerima — putaran umpan balik, hambatan komunikasi, dll.

• Pilihan media — kapan harus berkomunikasi secara tertulis versus kapan harus berkomunikasi secara lisan, kapan harus menulis memo informal versus kapan harus menulis surat resmi, dll.

• Gaya penulisan — suara aktif versus pasif, struktur kalimat, pilihan kata, dll.

• Teknik presentasi — bahasa tubuh, desain alat bantu visual, dll.

• Memenuhi teknik manajemen — menyiapkan agenda, menangani konflik, dll.

Perencanaan Komunikasi

Perencanaan komunikasi melibatkan penentuan kebutuhan informasi dan komunikasi dari para pemangku kepentingan: siapa yang butuh informasi apa, kapan mereka akan membutuhkannya, dan bagaimana itu akan diberikan kepada mereka. Sementara semua proyek berbagi kebutuhan untuk mengkomunikasikan informasi proyek, kebutuhan informasi dan metode distribusi sangat bervariasi.

Pada kebanyakan proyek, sebagian besar perencanaan komunikasi dilakukan sebagai bagian dari fase proyek yang paling awal. Namun, hasil dari proses ini harus ditinjau kembali secara rutin di seluruh proyek dan direvisi sesuai kebutuhan untuk memastikan keberlangsungan penerapan.

Masukan untuk Perencanaan Komunikasi

1. Persyaratan komunikasi.

 Persyaratan komunikasi adalah jumlah dari persyaratan informasi dari para pemangku kepentingan proyek. Persyaratan didefinisikan dengan menggabungkan jenis dan format informasi yang diperlukan dengan analisis nilai dari informasi tersebut.

Informasi yang biasanya diperlukan untuk menentukan persyaratan komunikasi proyek meliputi:

• Organisasi proyek dan hubungan tanggung jawab pemangku kepentingan.

• Disiplin, departemen, dan spesialisasi yang terlibat dalam proyek.

• Logistik berapa banyak orang yang akan terlibat dengan proyek dan di lokasi mana.

• Kebutuhan informasi eksternal (mis., Berkomunikasi dengan media).

2. Teknologi komunikasi.

 Teknologi atau metode yang digunakan untuk mentransfer informasi bolak-balik di antara unsur-unsur proyek dapat bervariasi secara signifikan: dari percakapan singkat hingga pertemuan yang diperpanjang, dari dokumen tertulis sederhana hingga jadwal dan basis data on-line yang dapat diakses langsung. 

3. Batasan. 

Batasan adalah faktor yang akan membatasi opsi tim manajemen proyek. Misalnya, jika sumber daya proyek besar akan diperoleh, lebih banyak pertimbangan perlu diberikan untuk menangani informasi kontrak.

4. Asumsi. 

Asumsi adalah faktor yang, untuk tujuan perencanaan, akan dianggap benar, nyata, atau pasti. Asumsi umumnya melibatkan tingkat risiko. Mereka dapat diidentifikasi di sini atau mereka mungkin menjadi output dari identifikasi risiko 

Alat dan Teknik untuk Perencanaan Komunikasi

.1 Analisis pemangku kepentingan. Kebutuhan informasi dari berbagai pemangku kepentingan harus dilibatkan untuk mengembangkan pandangan metodis dan logis tentang kebutuhan informasi dan sumber mereka untuk memenuhi kebutuhan tersebut .

Analisis harus mempertimbangkan metode dan teknologi yang sesuai untuk proyek yang akan memberikan informasi yang dibutuhkan.

         

Output dari Perencanaan Komunikasi :

1. Rencana manajemen komunikasi. Rencana manajemen komunikasi adalah dokumen yang menyediakan:

            • Kumpulan dan struktur pengarsipan yang merinci metode apa yang akan digunakan untuk mengumpulkan dan menyimpan berbagai jenis informasi. 

            • Struktur distribusi yang merinci kepada siapa informasi (laporan status, data, jadwal, dokumentasi teknis, dll.) Akan mengalir, dan metode apa (laporan tertulis, rapat, dll.) Akan digunakan untuk mendistribusikan berbagai jenis informasi

            • Penjelasan tentang informasi yang akan didistribusikan, termasuk format, konten, tingkat detail, dan konvensi / definisi yang akan digunakan.

            • Jadwal produksi yang menunjukkan kapan setiap jenis komunikasi akan diproduksi.

            • Metode untuk mengakses informasi antara komunikasi terjadwal.

            • Suatu metode untuk memperbarui dan menyempurnakan rencana manajemen komunikasi sebagai

proyek berlangsung dan berkembang.

DISTRIBUSI INFORMASI

Distribusi informasi melibatkan pembuatan informasi yang dibutuhkan tersedia untuk memproyeksikan pemangku kepentingan secara tepat waktu. Ini termasuk menerapkan rencana manajemen komunikasi serta menanggapi permintaan informasi yang tidak diharapkan.

Masukan untuk Distribusi Informasi

1 Hasil kerja

2 Rencana manajemen komunikasi

3 Rencana proyek. 

Alat dan Teknik untuk Distribusi Informasi

1.     Keterampilan komunikasi. 

Keterampilan komunikasi digunakan untuk bertukar informasi. Pengirim bertanggung jawab untuk membuat informasi yang jelas, tidak ambigu, dan lengkap sehingga penerima dapat menerimanya dengan benar dan untuk mengkonfirmasikan bahwa itu benar dipahami.

Berkomunikasi memiliki banyak dimensi:

• Tertulis dan lisan, mendengarkan dan berbicara.

• Internal (dalam proyek) dan eksternal (kepada pelanggan, media, publik, dll.).

• Formal (laporan, briefing, dll.) Dan informal (memo, percakapan ad hoc, dll.).

• Vertikal (atas dan bawah organisasi) dan horizontal (dengan teman sebaya).

2.      Sistem pengambilan informasi

Informasi dapat dibagi oleh anggota tim melalui berbagai metode termasuk sistem pengarsipan manual, basis data teks elektronik, perangkat lunak manajemen proyek, dan sistem yang memungkinkan akses ke dokumentasi teknis seperti gambar teknik.

3.      Sistem distribusi informasi.

 Informasi proyek dapat didistribusikan menggunakan berbagai metode termasuk pertemuan proyek, distribusi dokumen hard copy, akses bersama ke database elektronik jaringan, faks, surat elektronik, voice mail, dan konferensi video.

Keluaran dari Distribusi Informasi

1. Catatan proyek. 

Catatan proyek dapat mencakup korespondensi, memo, laporan, dan dokumen yang menjelaskan proyek. Informasi ini harus, sejauh mungkin dan sesuai, dipertahankan secara terorganisasi. 

PELAPORAN KINERJA

Pelaporan kinerja melibatkan pengumpulan dan penyebaran informasi kinerja untuk memberikan informasi kepada pemangku kepentingan tentang bagaimana sumber daya digunakan untuk mencapai tujuan proyek. Proses ini termasuk:

• Pelaporan status — menggambarkan di mana proyek sekarang berdiri.

• Pelaporan kemajuan — menggambarkan apa yang sudah diselesaikan oleh tim proyek.

• Peramalan — memprediksi status dan kemajuan proyek di masa mendatang.

Pelaporan kinerja umumnya harus memberikan informasi tentang ruang lingkup, jadwal, biaya, dan kualitas. Banyak proyek juga membutuhkan informasi tentang risiko dan pengadaan. Laporan dapat disiapkan secara komprehensif atau atas dasar pengecualian.

Manajemen Risiko Proyek

mencakup proses yang berkaitan dengan mengidentifikasi, menganalisa, dan menanggapi risiko proyek. Ini termasuk memaksimalkan hasil peristiwa positif dan meminimalkan konsekuensi dari efek samping.

Identifikasi Resiko

Identifikasi risiko terdiri dari menentukan risiko mana yang cenderung mempengaruhi project dan mendokumentasikan karakteristik masing-masing. Identifikasi risiko bukanlah peristiwa satu kali; itu harus dilakukan secara teratur di seluruh proyek. Identifikasi risiko harus mengatasi risiko internal dan eksternal. Risiko internal adalah hal-hal yang dapat dikontrol atau dipengaruhi oleh tim proyek, seperti penugasan staf dan perkiraan biaya. Risiko eksternal adalah hal-hal di luar kendali atau pengaruh tim proyek, seperti pergeseran pasar atau tindakan pemerintah. Tegasnya, risiko hanya melibatkan kemungkinan menderita kerugian atau kehilangan. Dalam konteks proyek, bagaimanapun, identifikasi risiko juga terkait dengan peluang (hasil positif) serta ancaman (hasil negatif).

Identifikasi risiko dapat dicapai dengan mengidentifikasi sebab-akibat (apa yang bisa terjadi dan apa yang akan terjadi) atau efek-dan-penyebab (apa hasil yang harus dihindari atau didorong dan bagaimana masing-masing dapat terjadi).

Masukan untuk Identifikasi Risiko

1.     Deskripsi produk. Sifat produk dari proyek akan memiliki pengaruh besar pada risiko yang teridentifikasi.

2.     Output perencanaan lainnya. Output dari proses dalam pengetahuan lain harus ditinjau untuk mengidentifikasi kemungkinan risiko. Contohnya : Struktur pemecahan kerja, perkiraan biaya dan perkiraan durasi, rencana kepegawaian, rencana pengelolaan pengadaan.

3.     Informasi historis. Informasi historis tentang apa yang sebenarnya terjadi pada proyek sebelumnya dapat sangat membantu dalam mengidentifikasi potensi risiko. Informasi tentang hasil sejarah sering tersedia dari sumber-sumber berikut, yaitu File Proyek, Databese Komersial, Pengetahuan Tim Proyek.

Alat dan Teknik untuk Identifikasi Risiko

1.     Daftar periksa. Daftar periksa biasanya disusun berdasarkan sumber risiko.

2.     Flowcharting. Flowcharting dapat membantu tim proyek lebih memahami penyebab dan efek resiko.

3.     Wawancara. Wawancara yang berorientasi risiko dengan berbagai pemangku kepentingan dapat membantu mengidentifikasi para pelaku yang tidak teridentifikasi selama kegiatan perencanaan normal.

Output dari Identifikasi Risiko

1.     Sumber risiko. Sumber risiko adalah kategori kemungkinan kejadian risiko yang dapat mempengaruhi proyek untuk menjadi lebih baik atau lebih buruk. Daftar sumber harus komprehensif, yaitu, seharusnya secara umum menyertakan semua item yang diidentifikasi tanpa memperhatikan frekuensi, kemungkinan terjadinya, atau besarnya untung atau rugi. Sumber-sumber risiko umum meliputi: Perubahan persyaratan, merancang kesalahan, kelalaian & kesalahpahaman, perkiraan buruk, staff yang tidak terampil, dan peran & tanggungjawab yang tidak jelas.

2.     Peristiwa risiko potensial. Peristiwa risiko potensial adalah kejadian yang berbeda seperti penangkap bencana alam atau kepergian anggota tim tertentu yang dapat mempengaruhi proyek. Peristiwa risiko septial harus diidentifikasi selain sumber risiko ketika probabilitas atau besarnya kerugian relatif besar (bervariasi berdasarkan proyek).

3.     Gejala risiko. Gejala risiko, kadang disebut pemicu, adalah manifestasi tidak langsung dari kejadian risiko yang sebenarnya. Sebagai contoh, moral yang buruk dapat menjadi peringatan dini dari keterlambatan jadwal yang akan datang atau pembengkakan biaya pada kegiatan awal mungkin merupakan perkiraan yang buruk.

4.     Masukan ke proses lain. Proses identifikasi risiko dapat mengidentifikasi kebutuhan untuk kegiatan lebih lanjut di daerah lain. Misalnya, struktur rincian kerja mungkin tidak memiliki cukup detail untuk memungkinkan identifikasi risiko yang memadai.

Kuantifikasi Resiko

Kuantifikasi risiko melibatkan evaluasi risiko dan interaksi risiko untuk menilai berbagai kemungkinan hasil proyek. Hal ini terutama berkaitan dengan penentuan respons risiko kejadian yang mana. Ini rumit oleh sejumlah faktor termasuk, tetapi tidak terbatas pada:

·         Peluang dan ancaman dapat berinteraksi dengan cara yang tidak terduga

·         Peristiwa berisiko tunggal dapat menyebabkan beberapa efek, seperti ketika pengiriman komponen kunci yang terlambat menghasilkan pembengkakan biaya, penundaan jadwal, pembayaran penalti, dan produk berkualitas rendah.

·         Peluang untuk satu pemangku kepentingan (mengurangi biaya) dapat menjadi ancaman terhadap yang lain (mengurangi keuntungan).

·         Teknik matematika yang digunakan dapat menciptakan kesan yang salah tentang presisi dan reliabilitas.

Masukan ke Kuantifikasi Risiko

1.     Toleransi risiko pemangku kepentingan. Organisasi yang berbeda dan individu yang berbeda memiliki toleransi yang berbeda terhadap risiko.

2.     Sumber risiko.

3.     Peristiwa risiko potensial

4.     Perkiraan biaya.

5.     Perkiraan durasi aktivitas.

Alat dan Teknik untuk Kuantifikasi Risiko

1.     Nilai moneter yang diharapkan. Nilai moneter yang diharapkan, sebagai alat untuk kuantifikasi risiko, adalah produk dari dua angka:

·         Probabilitas kejadian risiko - perkiraan probabilitas bahwa peristiwa risiko yang diberikan akan terjadi.

·         Nilai peristiwa risiko — perkiraan keuntungan atau kerugian yang akan timbul jika peristiwa risiko benar-benar terjadi.

2.     Jumlah statistik. Jumlah statistik dapat digunakan untuk menghitung berbagai total biaya proyek dari perkiraan biaya untuk masing-masing item pekerjaan.

3.     Simulasi. Simulasi menggunakan representasi atau model sistem untuk menganalisis perilaku atau kinerja sistem. Bentuk paling umum dari simulasi pada proyek adalah simulasi jadwal menggunakan jaringan proyek sebagai model proyek.

4.     Pohon keputusan. Pohon keputusan adalah diagram yang menggambarkan interaksi kunci di antara keputusan dan peristiwa kebetulan terkait seperti yang dipahami oleh pengambil keputusan. Cabang-cabang pohon mewakili keputusan baik (ditampilkan sebagai kotak) atau peristiwa kebetulan (ditampilkan sebagai lingkaran)

5.     Pendapat ahli. Penilaian ahli sering dapat diterapkan sebagai pengganti atau di samping teknik-teknik matematika yang dijelaskan di atas. Misalnya, peristiwa risiko dapat dijelaskan sebagai memiliki probabilitas kejadian tinggi, sedang, atau rendah dan dampak yang berat, sedang, atau terbatas.

Output dari Kuantifikasi Risiko

1.     Peluang untuk mengejar, ancaman untuk ditanggapi. Output utama dari kuantifikasi risiko adalah daftar peluang yang harus dikejar dan ancaman yang membutuhkan perhatian.

2.     Peluang untuk mengabaikan, ancaman untuk diterima. Proses kuantifikasi risiko juga harus mendokumentasikan (a) sumber-sumber risiko dan peristiwa risiko yang telah diputuskan atau diabaikan oleh tim manajemen proyek dan (b) siapa yang membuat keputusan untuk melakukannya.

Pengembangan Tanggapan Respon

Pengembangan respons risiko mencakup penentuan langkah-langkah peningkatan untuk peluang dan respons terhadap ancaman. Respons terhadap ancaman umumnya termasuk dalam salah satu dari tiga kategori:

·         Menghindari — menghilangkan ancaman tertentu, biasanya dengan menghilangkan penyebabnya.

·         Mitigasi — mengurangi nilai moneter yang diharapkan dari peristiwa risiko dengan mengurangi kemungkinan terjadinya (misalnya, menggunakan teknologi yang sudah terbukti untuk mengurangi probabilitas bahwa produk dari proyek tidak akan berfungsi), mengurangi nilai peristiwa risiko (misalnya, membeli asuransi), atau keduanya.

·         Penerimaan — menerima konsekuensinya. Penerimaan dapat aktif (misalnya, dengan mengembangkan rencana kontingensi untuk mengeksekusi jika kejadian risiko terjadi) atau pas-sive (misalnya, dengan menerima laba yang lebih rendah jika beberapa kegiatan dikuasai).

Masukan untuk Pengembangan Respon Risiko

1.     Peluang untuk mengejar, ancaman untuk ditanggapi

2.     Peluang untuk mengabaikan, ancaman untuk diterima.

Alat dan Teknik untuk Pengembangan Respon Risiko

1.     Pengadaan. Pengadaan, perolehan barang atau jasa dari luar organisasi langsung, sering merupakan respons yang tepat untuk beberapa jenis risiko. Sebagai contoh, risiko yang terkait dengan penggunaan teknologi tertentu dapat dikurangi dengan mengontrak perusahaan yang memiliki pengalaman dengan teknologi itu.

2.     Perencanaan kontijensi. Perencanaan kontinjensi mencakup penentuan langkah-langkah tindakan untuk mengadu jika peristiwa risiko yang teridentifikasi harus terjadi.

3.     Strategi alternatif. Peristiwa risiko sering dapat dicegah atau dihindari dengan mengubah pendekatan yang direncanakan. Sebagai contoh, pekerjaan desain tambahan dapat menurunkan jumlah perubahan yang harus ditangani selama fase implementasi atau konstruksi. Banyak bidang aplikasi memiliki banyak literatur tentang nilai potensial dari berbagai strategi alternatif.

4.     Asuransi. Asuransi atau pengaturan seperti asuransi seperti bonding mungkin tersedia untuk menangani beberapa kategori risiko. Jenis cakupan yang tersedia dan biaya pertanggungan bervariasi berdasarkan area aplikasi.

Output dari Pengembangan Respon Risiko

1.     Rencana manajemen risiko. Rencana manajemen risiko harus mendokumentasikan prosedur yang akan digunakan untuk mengelola risiko di seluruh proyek. Selain mendokumentasikan hasil identifikasi risiko dan proses kuantifikasi risiko, harus mencakup siapa yang bertanggung jawab untuk mengelola berbagai bidang risiko, bagaimana identifikasi awal dan hasil kuantifikasi akan dipertahankan, bagaimana rencana darurat akan dilaksanakan, dan bagaimana cadangan akan dialokasikan.

2.     Masukan ke proses lain. Strategi alternatif yang dipilih atau disarankan, rencana kontinjensi, pengadaan yang diantisipasi, dan output terkait risiko lainnya harus diumpankan kembali ke dalam proses yang sesuai di bidang pengetahuan lainnya.

3.     Rencana kontijensi. Rencana kontijensi adalah langkah-langkah tindakan yang ditentukan sebelumnya yang harus diambil jika kejadian risiko teridentifikasi harus terjadi. Rencana kontinjensi umumnya bagian dari rencana manajemen risiko, tetapi rencana tersebut juga dapat diintegrasikan ke bagian lain dari keseluruhan rencana proyek (misalnya, sebagai bagian dari rencana manajemen cakupan atau rencana manajemen mutu).

4.     Cadangan. Cadangan adalah ketentuan dalam rencana proyek untuk mengurangi biaya dan / atau risiko terpajan.

5.     Perjanjian kontrak. Perjanjian kontrak dapat dimasukkan ke dalam asuransi, layanan, dan barang-barang lainnya yang sesuai untuk menghindari atau mengurangi ancaman. Syarat dan ketentuan kontrak akan memiliki efek signifikan pada tingkat pengurangan risiko.

Pengendalian Tanggapan Risiko

Pengendalian tanggapan risiko melibatkan pelaksanaan rencana manajemen risiko untuk merespon kembali risiko kejadian selama proyek. Ketika perubahan terjadi, siklus dasar mengidentifikasi, mengukur, dan merespons diulang. Penting untuk memahami bahwa bahkan analisis yang paling menyeluruh dan komprehensif tidak dapat mengidentifikasi semua risiko dan probabilitas dengan benar; kontrol dan iterasi diperlukan.

Masukan untuk Kontrol Respons Risiko

1.     Rencana manajemen risiko.

2.     Peristiwa risiko yang sebenarnya. Beberapa peristiwa risiko yang teridentifikasi akan terjadi, yang lain tidak akan. Yang dilakukan adalah kejadian risiko aktual atau sumber risiko, dan tim manajemen proyek harus mengenali bahwa yang telah terjadi sehingga respons yang dikembangkan dapat diimplementasikan.

3.     Identifikasi risiko tambahan. Karena kinerja proyek diukur dan dilaporkan, potensi kejadian-kejadian risiko atau sumber-sumber risiko yang sebelumnya tidak diidentifikasi dapat muncul.

Alat dan Teknik untuk Pengendalian Respons Resiko

1.     Workarounds. Workarounds adalah tanggapan tidak terencana terhadap kejadian risiko negatif. Workaround tidak direncanakan hanya dalam arti bahwa respon tidak didefinisikan sebelum terjadinya peristiwa risiko.

2.     Pengembangan respon risiko tambahan. Jika peristiwa risiko tidak diantisipasi, atau efeknya lebih besar dari yang diharapkan, respon yang direncanakan mungkin tidak memadai, dan akan diperlukan untuk mengulangi proses pengembangan respons dan mungkin proses kuantifikasi risiko juga.

Keluaran dari Pengendalian Respons Resiko

1.     Tindakan korektif. Tindakan korektif terutama terdiri dari melakukan respons yang direncanakan (misalnya, menerapkan rencana darurat atau solusi).

2.     Pembaruan rencana manajemen risiko. Karena kejadian risiko yang diantisipasi terjadi atau gagal terjadi, dan karena efek kejadian risiko aktual dievaluasi, perkiraan probabilitas dan nilai, serta aspek lain dari rencana manajemen risiko, harus diperbarui.